Как работает фитнес-бизнес.

Развиваю фитнес-бизнес в стране, делаю маркетинг услуг через доверие, Бегаю трейлы.

Previous Entry Share Next Entry
Про групповые задачи, или как отказаться от протоколов. Про To-DO и продуктивность. Trello
ikonoplev
Вот в сентябре я начал искать решение по управлению групповыми задачами. Проблема описана тут. Знали бы вы, чего я только ни перебробовал, на какие кошмары  чуть было не пошел, я даже допустил мысль покупки Exchange для решения этой задачи, а одни умные айтишники предложили специально для меня разработать облачный сервис по решению задач за 1,3 миллиона рублей.

И вот уже месяц я балдею от Trello. Это чудесное изобретение и триумф организованности над идиотизмом нашего бытия. Изобретателям и команде этого приложения надо мавзолей, что на Красной площади  отдать в качестве офиса для более продуктивной работы, в знак благодарности за содеянное, а взамен выпросить Трелло для всех тех, кто в Кремле сидит, авось продуктивней станем.

Но вот вам утренний трек) Это конечно же дип. Отменный, сочный, битовый утренний дип.


Хотите поделюсь, чем меня так заразил этот сервис и почему я теперь не пишу бумажных протоколов? все под катом)

В общем, Трелло - это штука для управления проектами и процессами, позволяющая вести обеспечивать менеджмент проектов путем разделения их на задачи, которые классифицируются по двум направлениям, привязываются к ответственным, времени исполнения, наделяются файлами и, с использованием системы отслеживания активности над задачами, позволяют вести над собой наблюдение.

Сложно? На первый взгляд очень, но если разобраться - это просто организационный оргазм.

1. Смотрите, основной экран Трелло - это проекты, которые вы создали или к управлению/участию к которым вас допустил создатель)



В моем случае все проекты находятся в рамках организации "ДП" - я ее создал, я создал в ней проекты, которыми управляю и в организации есть три вкладки: Борды, Мемберы и Сеттинги. Простите мой плохой французский)

Проекты вы видите. Во вкладе Мемберы вы приглашаете тех, кто будет участвовать в ваших проектах, вставляя их почтовые адреса и отправляя им инвайты. Мемберы с радостью вступают в вашу организацию и получают доступ к проектам - они видять такие же квадратики, только в поле "Other Org Visible Boards".

Таким образом, в Трелло есть три управляемых типа проектов:
- которые вы создали в рамках организации, и вы являетесь их менеджером.
- к которым вас допустил менеджер и вы являетесь участником проектов.
- ваши личные борды, которые вы создали и вы управляете, тщательно скрывая от окружающих их содержимое (для параноиков напомню, что гугл все равно смониторит, а в пользовательском соглашении наверняка написана чушь типа: Трелло может пересылать ваши данные кому угодно, включая ЦРУ Уганды, но пофиг)

2. У каждого проекта есть своя страничка и выглядит она в виде набора списков, которые представляют первый вектор классификации задач.



По умолчанию умный Трелло создает три пустых списка: Надо сделать, В работе, Сделано. Таким образом, базовая классификация задач, которыми вы будете управлять в проекте, задана по признаку состояния, но менеджер проекта может сделать какую его менеджерской душе угодно классификацию  и нагенерировать нужное количество списков.
Я поначалу пытался изобрести какое-то организационное извращение, но потом понял, что классификация по состоянию, как верхний уровень классификации - это удобно. Ведь внутри задачи есть еще одна классификация.

3. Суть менеджмента проектов заключается в управлении составляющих его задачами. Все же знают, что такое протокол совещания, план мероприятий, перечень задач, сетевой график проекта, диаграмма Гаанта? Дак вот, все эти штуки состоят из задач, которым мы, чаще на бумаге в табличке придаем свойства: содержание, образ результата, исполнитель, срок, документы.

Триумф трелло в том, что он сделал все эти свойства управляемыми объектами.

Вот основные элементы управления карточками (задачами). При клике на картинку откроется в отдельном окне ее читабельная копия.



Карточка создается внутри списка. Просто любой, кто допущен к менеджменту доски может мышкой клац-клац и карточка бац.

Карточка содержит описательную часть, в который бравые бюрократы мастерски формулируют текстовую основу задачи, четко применяя инструменты SMARTирования и прочую менеджерскую фигню.

Каждую карточку можно классифицировать по одному из 7 дополнительных признаков и, таким образом, реализована вторая классификация задач. И это тоже офигенское решение.

Так, например, в некоторых проектах я тегирую карточки подпроцессами, если мы говорим об управлении не проектом, а процессом, или тут могут быть функции исполнителей, а можно, например, обзывания придумать и наделять задачи такими статусами как "противная", "нудная", или наоборот "клевая" и "прикольная". Но лучше этого не делать.

Как и положено в любом управляемом деле - у задачи должен быть кто? правильно, провокатор. Который мешает ее исполнению. Кстати, провокаторов как раз можно задавать в цветастой классификации, т.к. под них отдельного поля Треллобоги не предусмотрели, а зря))),

Зато предусмотрели поле для ответственного и исполнителей. Первым кликаем на морду лица ответственного, потом по остальным клацаем и они становятся сочувсствующими, ну в смысле исполнителями....

Отдельно поле для фиксации срока исполнения задачи

Можно прикрепить файл из самых нужных источников: со своего компа, из гуглодока и из дропбокса.

Но самая фича - это отслеживание активности. У каждой карточки своя лента активности. В ней отражаются все действия с карточкой: кто, чего куда поменял и назначил и можно оставлять комментарии.

А теперь вспоминайте ваши совещания:
Смотрим на 129-й пункт протокола, там значится: Развидеть весь ужас происходящего на этой планете. Исполнитель - Пупкин Василий. Руководитель задает вопрос: доложите, Василий, результат.

Василий пускается в рассказ, суть которого сводится к тому, что развидеть уже не получится, т.к. не хватает силы позитива, тогда его властно прерывают и задают вопрос: когда вы уже выполните задачу. Василий обещает выполнить это через 5 дней. Все потратили 5 минут. В протоколе корректируется срок)

Так вот, в трелло, если Василий заранее все написал в комментарии, задача управляющего - просто прочитать, дать люлей и согласится с предложенной датой или нет... нет временных затрат на обсуждения, нет первичного приема информации.

Карточки можно перемещать между списками, которые созданы в рамках первой классификации, а всем, что я перечислил выше - управлять из формы карточки.

Карточку можно удалить, а можно засунуть в архив, Но боятся не надо. Лента все запишет, а удаленное всегда можно достать.

4. Управление карточками в рамках проекта.
Все, что мы осмысливали выше - это лишь "написание протокола".
Самое расчудесное начинается потом, когда приглашенный коллектив начинает управлять набором задач, формирующих проект.

Все участники проекта могут двигать карточки между листами, менять сроки, удалять себя из ответственных, назначать других, прикреплять файлы и удалять их, короче делать все, что может делать менеджер проекта, но.... все будет тщательно записано.

Вот основные функции управления набором задач (кликабельно)



Механизм фильтрации задач позволяет отобразить задачи по тегам, срокам завершения и участникам.
То есть хотите вы, к примеру, найти основание для лишения премии, клац на сотрудника, а у него две задачи просрочены, скриншот шлеп и алга. Хотя какой-то дурацкий я пример использования предложил) Но суть иллюстрирует.

У каждой доски включается свой календарь и вот вам сетевой график, он правда не может растянуть задачи на несколько дней,  и построить диаграмму Ганта, но, думаю это вопрос времени и это прикрутят, но календарь можно, к примеру, распечатать и повесить на ближайших остановках, чтобы все знали, как сложен ваш труд)

И опять же тут фича, что есть лента активности, где показаны в потоке все действия с задачами, т.е. можно смотреть кто и что прокомментировал и как поменял статус задачи. Вот вам и совещание. Научились работать командой с набором задач, вообще не надо собираться. Понимаете? Вообще)

Доступ к доске управляем: можно дать доступ к ней всем сотрудникам организации, а можно только тем, кому он нужен. У вас в компании 25 000 человек?) не надо давать всем доступ. Застрелитесь.

Но суть такова: На доске можно при помощи фильтровать отсматривать статус задач ио объектам управления и, собственно, именно это и является основной для принятия управленческих решений.

Аутлук, Битрикс24, Гуглокалендарь  и гуглопочта (для управления общими задачами) ежедневники Архангельского - все нервно курят.

Потому что это бесплатно. Но я купил про аккаунт, он еще позволяет задавать для каждой задачи Субтаски и это еще один уровень управления, только пока они мне не пригодились.

Двух классификаций вполне хватает.


В общем, базовая последовательность работы в Трелло, если вы являетесь руководителем проекта, выглядит так:
1. Классифицировать все свои проекты и создать для них доски в рамках одной или нескольких организаций.
2. Пригласить в организации тех участников, которые будут обеспечивать с вами результаты.
3. Создать в каждом проекте списки, в которые вы будете складывать задачи - классифицировать задачи по первому векторы.
4. Сформировать пул задач, присваивая им теги (второй уровень классификации), дату, ответственных.
5. Определить порядок взаимодействия участников на доске. Например обязать всех, каждый вечер отмечаться по статусу исполнения задачи или еще какие-то правила. Мы, к примеру, по некоторым проектам проводим совместный срез по понедельникам в 8.0 утра.
6. Обеспечить отслеживание выполнения участниками задач и корректирующие мероприятия.

В общем-то все.

А ну еще, надо сказать, что все это же самое, точно также реализовано в приложении для смартфонов. Для огрызков и зеленых точно есть.

Впервые я нашел сервис, который полностью на 100% удовлетворяет мои потребности в менеджмента, в т.ч. способствует экономии на бумаге.

НО, для управления своими задачами, где работаю я без команды нет ничего гуглокалендаря.

Как-то так.

Всем продуктивного дня. У нас -25, пойду качегарить Тяпу)




Это не лайки, это ссылки на другие соцсети :-)

b6666 b2222 b3333 b4444

promo ikonoplev december 29, 15:53 21
Buy for 500 tokens
Эта история длится пару лет. И непонятно, куда она вывезет, но все началось с того, что врач, выслушав то, как я живу сказала.... "Никто не может сказать, когда и чем закончится ваша жизнь, но пока вы себе очень сильно вредите" Последние 5 месяцев были довольно веселыми, особенно…

  • 1
как он по сравнению с папирусом?

я не знаю, что такое папирус)

http://papirus.net
Сергей хорошо отзывался

Тоже использую Trello - прост до гениальности.

ага и напичкан ведь всяким)

Вот не надо теперь меня соблазнять этими Трелями :) Я тоже долго выбирал и много чего юзал, и остановился на doit.im
Главное найти что искал и пользоваться по назначению, а не метаться от одного к другому, теряя всю эффективность.


Дуитам офигенно справляется с моими личными целями, управляя ими в разрезе год-месяц-неделя-день, там тоже здоровская система классификации, аж по трем векторам (проекты, контекст, метки), НО
для группового управления и отслеживания активностей - он отстой полный)

Согласен, doit у мну тоже только для личного пользования. Даже скорее для мобильного пользования. То есть туда я записываю "отвезти", "заехать", "позвонить", "поручить", "перепроверить".
Для групповых и однотипно-проектных задач у нас есть планфикс. Его единственный минус (отсутствие мобильной версии) я превратил в плюс - все уведомления о задачах я смотрю только в офисе, где могу сразу реагировать, а не в пробках.

не, у меня для "текучки" - заметки айфона) в дуите - сложная система)))
а планфикс - почему удобен, чем берет?

Меня лично в самом начале он взял своей простотой - чисто, просто, наглядно. Сейчас он конечно донаворотился, но думаю это не должно пугать. Простая последовательность: Группы проектов - Проекты - Задачи - Подзадачи - Чеклисты.
И самое главное - возможность вводить самые разнообразные отчеты с помощью аналитики.
Расчет фиксированной и сдельной зарплаты, самый успевающий сотрудник, сколько должен клиент, и многое другое можно придумать самому и считать в Планфиксе.

понял. спасибо

А я же ещё тогда сказал что он тебе понравится :) Кстати версия "про" интегрируется со всем чем угодно, и гуглокалендарём в частности. Особо не вдавался, но личные задачи в гуглкалендарь он умеет помещать, на счёт обартного, т.е. поиска свободного "окна" для задачи сверяясь с гуглкалендарём, я не в курсе.

ага, ты верную идею предложил, но я ж пока все не перепробую, не узбагоюсь)

Мы тоже испытали несколько систем за последние 3 года. Общее резюме нашего опыта (производство спортивной и корпоративной одежды на заказ):
Подобных систем управления очень много, принцип схожий - почти у всех страдает интерфейс, в некоторых системах очень сложно разобраться, а дополнительного времени никогда нет.
Изначально пользовались Redmine - достаточно долго его "допиливали" - используем до сих пор. Потом был и сейчас частично есть - Мегаплан. Мегаплан - отличный сервис, но есть нюансы, конкретно нашей команде он не очень подходит.
Как уже правильно написали в комментариях выше, хороший способ управления проектами: "найти что-то свое и не метаться".

После Редмайна обычно пробуют Jira, которую любят до появления 11-го пользователя, превращающего $1/user в $110/user. :-)

про найти свое - согласен) я вроде нашел)

Ого! Круто. Вот сейчас почитала Вас и поняла, что Трелло для меня никак не подходит, к сожалению, потому что работаю в основном с младшенькими двойками и Трелло -это лишняя нагрузка просто на перенесение задач из дуита в трелло. Мне проще утром во время мини статус-митинга накидать задачек большими мазками и дальше планы свои делать. Вот только пока не решила проблему отслеживания закрытия задач подчиненными в онлайне(

Е-мейл от подчиненного?

Ой, не
Тогда у меня почта повиснет от их уведомлений
Дело в том, что проект бьется на оч большое кол-во задач и с одной стороны их хочется отслеживать максимально, особенно пока ребята джуниор, но с другой стороны, каждый из 4-х меня просто убьет своими почтовыми уведомлениями(
Буду искать что-то подходящее)

А трелло проблему закрытия задач подчиненными решает - пусть перетаскивают задачи из "в работе" в "готово", а лента все запишет

Как бы своему боссу его подсунуть? Выбеливает тухнуть по 1-2 часа совещаниях, где касающиеся тебя напрямую темы занимают 5 минут.
Сам юзаю Эксчендж. Он у нас корпоративный.

Дак ексчейнж то со всеми такими задачами на раз, впаре с аутглюком справляться должен)
Забыли босса научить?)

аутлук, эксчейнж и мс линк - всё есть. Но во всю никто не пользуется - если на собрание рассылку сделают не просто письмом а назначат встречу - так это просто прорыв!
я прямо радуюсь когда в задачник айфона само затягивется.

На мой взгляд Trello больше для личных задач, заметок + небольшого планирования каких-то задач типа завтра купить кефир и батон, после-завтра мультиварку, кофемолку и кофе к ней. Или просто список того, что нужно сделать в будущем при возможности.
На айфоне я кстати не нашел возможности смотреть доску в виде календаря... :(

Для поставленных вами задач нужна уже более серьезная система контроля задач. Redmine тут уже звучал в комментах (мне кажется для ваших задач он значительно удобнее). Там и диаграмма ганта есть и календарь и вложенные задачи и прогресс выполнения и уведомления и гибкая раздача прав на определенные действия. Сверх функционала Trello: можно ставить задачи в зависимость, можно связывать задачи между собой, можно добавить сколько угодно характеристик для каждой задачи, можно выставлять приоритеты задачам, можно и т.д...
Клиенты под мобильники вроде бы есть.
https://play.google.com/store/search?q=redmine&c=apps
https://itunes.apple.com/app/redmineapp-redmine-for-iphone/id437296910?affId=1982760

Мы уже несколько лет на нем сидим - управляем разработкой web/mobile-проектов.
Есть конечно подозрение, что не каждому интерфейс редмайна будет так же легко понятен, как и трелло. Но это надо конечно уже внутри конторы определять.

Как-то там все сложно)
мы ж не IT компания - колхозники, магазинами продуктовыми занимаемся, в аренду помещения сдаем.
Трелло юзабельней и все задачи решает на раз.


Много нас треллофанов)) Пересказывать все прелести трелло не буду, это гениальная штука, разумеется не без недостатков. В своей компании трелло используем в работе над разработкой портала - связали дизайнера, программиста, руководителя проекта, верстальщика. Отдельные доски помогают в организации бизнес-процессов в собственных проектах (несколько напрвалений в нескольких досках), так же все на ура. Ну и кроме того использую его для личных дел, заметок, идей и тд, и она для меня стала единственной альтернативой великолепной Wunderlist, по которой скучаю))) Но трелло может объединить работу не только небольших команд, есть примеры работы больших команд со множеством задач - вопрос лишь в том насколько он подходит по специфике и умении его подстроить под себя.

В комментариях упоминаются другие сервисы, типа мегаплана и др. Их не совсем корректно сравнивать, у трелло своя "ниша", где по простоте и удобству альтернативы ей нет. В нашей компании достаточно большой фронт работ: более 50 постоянных проектов, разбитых по 5 направлениям, среди которых различные мероприятия, издательство, фильмы и тд. В компании более 40 сотрудников в 5 филиалах. И разумеется всю деятельность вести в трелло никак не получится. За 2-3 года пробовали мегаплан, битрикс24, у каждого есть сильные и слабые стороны, но в силу нашей специфики, упорядочить всю деятельность что бы иметь под рукой четкую картину по проектам, направлениям, филиалам и сотрудникам так и не удалось. Ближе всего был битрикс, но и тот с треском провалился, в силу отсутствия инструментов разбивки проектов (группы в битриксе по началу видились решением, но их оказалось недостаточно), сложности интерфейса и невозможности видеть всю деятельность по проектам во всех филиалах одним кликом. Да и простая постановка задачи или переход в искомую задачу по нужному проекту - это целая история. Именно так это видится после сравнения с сервисом, о которой скажу в защиту трелло))) Пару месяцев назад перешли на малоизвестный в россии, но успешный вне ее, проект-менеджер, Wrike. Он переведен на 8 языков, среди пользователей много известных компаний, в том числе адоб, экко, стендфордский университет и тд. Безусловно это свидетельствует о ее эффективности. Насколько я был и остаюсь в восторге от трелло, настолько же меня восхищает своей гениальной простотой райк. Действительно, все гениальное просто. Будучи простым, очень простым, с простейшей логикой работы, он смог собрать всю нашу деятельность в понятную картину, срез которой можно делать абсолютно по любому критерию, фильтру и тд. Разумеется есть свои недостатки, но пока он сделал то, что не получилось ни у мегаплана, ни у битрикса, хотя повторюсь, это тоже достаточно сильные сервисы, и хорошо если вас они устраивают. А что делать тем, кто все еще в поисках лучшего? Пробуйте райк обязательно! В райке есть платные и бесплатные тарифы. Платные достаточно недешевые. При всей простоте райка, в минимальном платном тарифе есть и диаграмма ганта, и неограниченная иерархия по проектам и подпроектам, которые создаются как папки и работают как теги и тд; а задачи имеют весь джентельменский набор: исполнители, помимо срока либо интервала выполнения, есть счетчик времени выполнения, есть возможность комментирования, прикрепления файлов, подзадач, функционал которых идентичен задачам и тд и тп. Многое из этого доступно в бесплатном тарифе, ограниченном до 5 человек. Точнее 5 человек с правом постановки задач, а число "внешних" пользователей с правом комментирования и выполнения задач неограниченно в любом тарифе.

Таким образом сегодня в компании мы используем для отдельного веб-проекта трелло, все остальное пока переваривает райк. А имея под рукой сервис интеграции zapier, их при необходимости можно без труда связать, хотя в некоторых случая возможно понадобится бубен. Но это того стоит.

Отличный комментарий, спасибо. Wrike я пробовал, но я чего-то им не проникся.

  • 1
?

Log in

No account? Create an account