Как работает фитнес-бизнес.

Развиваю фитнес-клуб, делаю маркетинг услуг через доверие, Бегаю трейлы.

Previous Entry Share Next Entry
Как управлять информацией, чтобы она была: нужная, в одном месте, под рукой, всегда.
ikonoplev
Я участвую в нескольких проектах. В одних  как владелец и заказчик, в других - руководитель, в иных - аналитик, иногда - помощник. Мой главный проект - жизнь. Каждый из них образует потоки данных: переписки с партнерами, наблюдения, связанные с деятельностью проектов, планы, задачи, переговоры, действия, новости связанные с развитием конкурентов и еще всякая разная информация.

Вчера я осмыслил, что испытываю дискомофрт, вызванный тем, что информация разных типов по одному проекту хранится у меня в разных местах. А это не ок. Я был искренне уверен, что я подчинил и управляю всей информацией, что ходит вокруг и через меня. Оказалось - нет.

Оказалось, что часть данных у меня живет в Gmail (переписки, задачи, планы, некоторые новости), а вот наблюдения из интернета - в Evernote. И это непорядок, подумал я и сегодня с 6 утра оптимизировал эту досадную оплошность.

Времена, когда основная сложность, связанная с информацией заключалась в ее поиске - прошлом. Сейчас данных настолько много и они лезут в наши головы отовсюду, что задача, которую должен успешно решить каждый человек, которому хочется, чтоб голова не пухла от "не забыть" и не парилась вопросами "зачем мне это", заключается в том, чтобы эти самые данные:
а) отфильтровать и запустить только те, что действительно нужны.
б) запустить данные так, чтобы они не потерялись где-то в закладках и
в) легко и непринужденно иметь доступ к любой информации, которая оценена как нужная и сохранена.

Полтора года назад я рассказывал как была устроена моя система управления информацией тогда. Некоторые вещи поменялись. Вдруг кому пригодится. Или, может только я один парюсь управлением информацией. Если сложно разобраться, могу помочь.


2014_02_08 Как управлять информацией. Часть1. Потоки данных

Да, кстати, картинка кликабельная и ведет на ПДФ версию файла.

Давайте я кое-что уточню

Для меня управление информацией - это три вещи:

1. Зафиксировать источники. Они, к счастью, для всех одинаковы и их перечень закрытый. Ну вот неоткуда больше взяться данным, чем я перечислил. В работе с источниками есть одна очень важная хрень: надо фильтровать. Если вы хотя бы иногда задумываетесь о том "зачем я это читаю/смотрю/слушаю/нахожусь тут", то у вас с фильтрацией входящих данных не лады. И над этим надо работать. Это отдельная тема для размышлений и, если кому-то интересно, мы можем порассуждать об этом. Все шутки из серии "Как начать зарабатывать на Вконтакте? Закрыть Вконтакте и начать работать" - это отсюда. Фильтры. Настройте свои фильтры для своих источников.

2. Создать Хранилища и их структуру. Хоть в схеме хранилища на третьей позиции, но работа с ними начинается после осмысления необходимости работать с информацией. Хранилище - это то место, куда вы будете складывать обработанные и нужные данные. Это шкаф, в котором хранится ваше чистое белье, отглаженные рубашки и сложенные парами носки.

Хранилища могут быть какими угодно, но я говорю о цифровых местах хранения того, что может создавать хаос в наших головах, но мы же знаем правило - в голове должно быть пусто.

Для меня хранилище - это Gmail. Самая обычная гуглопочта с одним из платных тарифов. У нее есть ответвления. Есть гуглодиск, куда складываются на временное хранение файлы, с которыми необходимо какое-то время работать.
Для хранения файлов я использую SugarSync, который синхронизируется  с жесткими дисками нескольких компьютеров и гугло диском. Таким образом обеспечивается резервное хранение. Мне все равно, если гугл прикроют. Гуглопочта еще на Яндекс пересылается автоматом.

Многие пользуются для хранения Evernote - это отличное решение, которое весьма полезно, но имеет один минус, там нет почты:-), а в почте есть куча данных, необходимых для хранения.

И как раз эту задачу я сегодня и решал. Я сделал проводку из Evernote в Gmail, при помощи Zapier, но это я уже о проводниках говорю, позже.

Так вот в хранилищах, если их все же несколько, а отказаться от наличия нескольких хранилищ-таки, тяжко, хотя можно иметь несколько хранилищ, а работать-то с одним. Должна быть структура. То есть полочки, на которые будет раскладываться поступаемая в них информация.
Это тоже просто, если об этом думать. Работают правила декомпозиции и осмысления. Начинается структура с того, что выписывается на листочек вообще все, из чего состоит ваше бытие, вот полностью.
Моя структура первого уровня состоит из трех ценностей:
- Жизнь
- Идеи
- Работа

Детальней видно на картинке. То есть структура должна отражать 100% ваших типов деятельности, разделенных по признакам и типам. Причем, понятие "прочее", "иное" и т.п. не имеет права на существование.
Сложно? Давайте сделаем ее вместе.

3. Проводники. Это те самые штуки, которые обеспечивают прохождение отфильтрованной информации в продуманную структуру хранилищ.Знаете, что является главным проводником? Наша голова, которая думает, потому что именно она определяет наборы помогающих проводников. И такое думание тоже можно загнать в привычку.

В плане проводников я иду по принципу упрощения.

Давайте подробней пройдемся по связкам источник-проводник.

Все, что приходит в голову или является предметом договоренности - пишется в обычный смартфоновский заметочник, у которого есть чудесное свойство прямой интеграции в Gmail. То есть я записал мысль "проверить устранена ли течь на крыше объекта на Кашириных 152", а смартфон ее уже в специальную папочку Gmail положил, ее надо только оттудова переложить на нужную полочку, а это делается головой и ручками. Более трех лет пользуюсь этой связкой и считаю, что нет ничего более простого и эффективного чем фиксация мыслей/вопросов/идей в обычный заметочник и оттуда обработка.

Все, что интересное видят глаза, и слышат уши завидивается через фотоаппарат смартфона и пишется через приложение Recordium. Таким образом реальная информация превращается в цифровую. Оттуда она или напрямую или через другой проводник Evernote получает нужные теги и попадает в Gmail/SugarSync, в зависимости от проекта.

Новости. Раньше я пользовался PulseMe, но после того, как он стал частью проекта LinkedIn (а как известно Lin - Это самая бесполезная социальная сеть) я снес его и заменил на Feedly. Новости в Фидли классифицрованы по папкам, чтобы всякие гадости со Slon.ru или с Дождя не попадались и если выпадает интересный материал, то при помощи кнопочки Saved и сервиса Ifttt он попадает в Evernote.

Когда интересный материал попадается за компьютерами, то к работе подключается Evernote web clipper. Этот парень снабжает тегами любой выделенный контент и отправляет его в Evernote.

Но главная фишка в последнее время заключается в решении по обработке информации с мобильного. У меня айфоша. И я просто оргазмировал, когда нашел решение, позволяющее перегонять в Evernote любой контент из любого приложения смартфона, аналогично работе WebClippera. Это EverClip, то есть читаешь ты, например, ленту фейсбука, а там кто-то мысль интересную кидает, ты ее бац "выделить-скопировать" и она в  Evernote.

Таким образом, некоторое время назад Evernote стал хранилищем нужных данных и Gmail такой же, но другой части данных. И вот сегодня я настроил Zapier и он забирает все, что скапливается в Evernote и отправляет в Gmail, а мне нужно только раскладывать по полочкам. Вуаля.

Вот в этом заключается суть проводников. Они обеспечивают трансфер информации. Логистику, но раскладывать надо ручками. И это еще одно правило, которое для меня ключевое. Никаких автосортировок. Только ручками.

Вот, собственно, нехилые правила, которые позволяют мне еще и удивляться)
я очень сильно удивляюсь тому, что показывают по телевизору - у меня его нет с 2001 года, иногда я сижу с круглыми глазами на главной странице ЖЖ, там такую херню пишут, но глаза круглеют от количества комментариев, то есть эту херню еще и читают.
Нечасто, но иногда мне становится дурно от чтения новостных сайтов, типа Slon.ru а которых я бываю эпизодами. Настройка фильтров нужна, чтобы вы получали то что нужно и я очень рад, что подобные удивления посещают меня настолько редко, что я ими не парюсь совершенно.

Потому что я настроил фильтры на нужный мне контент, создал удобные для себя хранилища, в них логичную структуру и настроил проводники.

Как у вас с этим делом? Что-то похожее? Что-то не похожее? Проще? Сложнее? Вообще ничего нет? Помощь нужна?

Вот...все вышеизложенное можно считать утренним фрирайтом. Всем выходных. Ура!



Это не лайки, это ссылки на другие соцсети :-)

b6666 b2222 b3333 b4444

promo ikonoplev december 29, 15:53 21
Buy for 500 tokens
Эта история длится пару лет. И непонятно, куда она вывезет, но все началось с того, что врач, выслушав то, как я живу сказала.... "Никто не может сказать, когда и чем закончится ваша жизнь, но пока вы себе очень сильно вредите" Последние 5 месяцев были довольно веселыми, особенно…

  • 1
Использую сервисы Микрософт - почта outlook.com, файлы onedrive.com, записи onenote.com, они взаимосвязаны, плюс тут же онлайн-офис с привычными вордом и экселем.

Для финансов - 1С:Деньги.

да, я знакомился с ними, дотянули их хорошо! Кстати, платите или они бесплатные?

Сервисы МС бесплатные, 1С Деньги купил около трех лет назад, но сейчас наверное уже не стал бы покупать конкретно этот продукт, а тогда вменяемых альтернатив не нашел.

Edited at 2014-08-02 06:41 am (UTC)

(Deleted comment)
дак вроде там стандартный Zap настроил, там есть кнопки "прочекать" настройки по еверноту отдельно и по гмайлу, проверьте их, но тонкостей никаких не было...

Спасибо за описание и за идею с Zapier! Пошла разбираться.
ПС. У меня похожая система.

пожалуйста! штука хорошая!

Тема сильно важная.
Готов ли провести каст по теме?

Чего провести?))

Google Keep - с моей точки зрения тоже довольно интересная штучка

ага, если вы на зеленом, то думаю да, но для нас, юзеров белых огрызков, кип не вариант) но суть понятна, ага.

(Deleted comment)
наверное у нее уже закончился срок действия....

  • 1
?

Log in

No account? Create an account