Илья Коноплев (ikonoplev) wrote,
Илья Коноплев
ikonoplev

Categories:

Google как основа для системы управления персональной информацией.

Ох уж этот 21-й век, иногда думается мне. Когда-то давно прочитал, что житель средневековья за год обрабатывал такой массив информации, который у наших современников обрабатывается с прочтением одной "еженедельной" газеты. Надо сказать, что газет я уже тоже довольно давно не читаю, но объемы информации при этом продолжают расти.

Уже довольно давно я пользуюсь системами для управления информацией, которая меня окружает. Наверное, лет 7 точно. Постоянно меняются инструменты, их связи внутри, но эта система всегда решает одну единственную задачу:

Упорядоченное хранение любой поступающей информацией с возможностью доступа с любого устройства.

Я убежденный сторонник того, что голова не должна использоваться для хранения данных в формате "Не забыть".

Я гугловод. То есть со временем так получилось, что вся эта система почти целиком, за некоторыми исключениями построена на решения от Гугла. Меня нисколько не напрягает, что гугл может там чего-то с данными делать, кому-то отправлять и каким-то образом обрабатывать - это не важно.

Важно то, что система, выстроенная с приложениями гугл дает мне возможность не заморачиваться вообще тем, где, что лежит. Все под рукой.

И вот мои актуальные правила по работе с приложениями и данными.

2017-02-24_05-51-01.png

1. Почта. Gmail.

  • Все почтовые ящики приведены к единому интерфейсу гугл. У меня несколько проектов, которые имеют разные представительства в сети. Соответственно, также несколько почтовых ящиков. Но вся деловая почта обрабатыватеся в едином интерфейсе почтовика гугл. Сюда сводится сбор почты с ящиков *@fit-studio, *@profitru.club и с деловой почты яндекса. Таким образом я не распыляюсь по разным интерфейсам и всегда знаю, где и что искать.

2017-02-24_06-10-46.png

  • Во входящих всегда должно быть пусто. То есть письма не хранятся в папке входящие, а ручками разбираются по системе папок-ярлыков. Их видно на скриншоте выше. Они слева. У меня довольно большой уровень вложенности ярлыков и, честно говоря, очень редко ищу что-то именно по папкам, почти всегд рулит поиск писем, но так удобно и понятно можно их хранить.

  • Ярлыки раскрашены цветами. Это упрощает восприятие, причем у меня сквозное разукрашивание - на это еще посмотрим позднее. Когда много информации, применение цветов к ее классификации, со временем, позволяет быстрее ее обрабатывать.

  • Почту я разбираю несколько раз в день. Утром, пару раз днем, вечером. Все уведомления на входящие письма выключены, я не обрабатываю письма по мере их прихода, не существует понятия "срочно ответить на письмо". Электронная почта - это не тот инструмент, который должен обрабатывать по мере поступления. Иначе разорвет.

2. Календарь Google как гибрид хранилища планов, ToDo листа и планировщика.

Моя дружба с календарем длинна как товарный поезд и крепка, как клей момент на тетрадном листочке. Со временем я отказался от всех планировщиков задач (включая Trello в итоге, да) и весь тайм менеджмент обеспечиваю в календаре гугл.

Рисунок1.jpg

  • Это самый удобный ToDo лист, потому что они не позволяет тебе брать на себя больше, чем ты выделяешь себе времени на деловые активности. Одна из основных проблем с исполнительностью ToDo листов - это то, что мы напихиваем туда больше, чем можем вывезти. Потом это начинает бесить и мы на все забиваем. Здесь не так: Я физически не могу впихнуть задач на день больше, чем времени в деловом дне. Ограниченность помогает быть производительным.

  • В календаре три зоны: Зона ToDo - это ежедневный, еженедельный тайм менеджмент, здесь дела, которыми я занимаюсь внутри недели, дня и если что-то не сделано, то оно переносится.

  • Зона накопления - сюда встают дела, которые надо делать в будущем. Они прилетают сюда из почты, с итогов переговоров, с заметок (про них далее), разгребаются в начале каждой следующей недели и формируются постоянно. Это элемент управления личными данными - записано, значит не забыто.

  • Зона задач. Тут живет то, что надо сделать быстро, но нельзя забыть. Звонки, точки контроля - это сюда.

  • Календарь ведется с компьютера, а смотрится со смартфона. С телефона писать в календарь неудобно, поэтому я этого не делаю. Все изменения только с большого экрана.

3. Заметки как инструмент превращения аналоговой информации в цифровую.

2017-02-24_06-02-29.png

  • Заметки пишутся на смартфоне в приложение Google Keep. Они тут же синхронизируются с облаком.

  • В заметки попадают любые мысли, информация с которых требует дальнейшего управления.

  • Заметки пишутся пальцем, диктуются голосом (гугл умеет переводить это в текст, что удобно), формируются через сохранение ссылок в браузере.

  • У заметок есть своя система ярлыков, которая примерно аналогична почтовой.

  • Заметки ежедневно разбираются вручную и информация попадает или в календарь как задача или остается храниться в приложении google keep с присвоенными ярлыками.

4. Диск Google как онлайн хранилище документов для персональной и совместной работы.

Когда-то я пользовался вордом и экселем. Теперь почти все. Эксель мы еще используем много для чего, но вот документы и совместная работа ушла в диск гугла.

2017-02-24_05-59-55.png

  • Все документы на диске также классифицированы по проектам. Правда цвета немного другие)

  • Для многих проектов на диске ведутся логи - это текстовые документы, которые содержат в себе "ленту" хода проекта - я просто складываю подряд туда некоторые потоки данных (письма, и переписки чаще всего), чтобы иметь возможность обратиться к ним, если нужна будет хронология. Если угодно - это протоколы.

  • Мы использует "Таблицы Гугл" для совместной работы с массивами данных - некоторые процессы фитнес-клуба координируются именно через таблицы гугл - наши оперативки, данные по работе с клиентами - что не можем вести в нашей CRM системе.

  • Здесь нет картинок, фотографий. Только таблицы, тексты, и скриншоты/фото схем, нарисованных от руки и имеющий отношение к проектам.

  • Данные диска бэкапятся на два разных ноута, документы не дублируются дополнительно оффлайн.

5. Работа в браузере.

Как-то так само случилось, что сейчас 85% операций с информацией идет через Хром. Раньше было как: Проводник, файлы на компьютере, флешки.. Все это в прошлом.
Сейчас мы создаем информацию в смартфоне или получаем через почту\мессенджеры и обабатываем ее в браузере. Поэтому примерно всегда картинка со вкладками выглядит так:

2017-02-24_05-51-30.png




Собственно, эти 4 вкладки + сам браузер составляют основу персональной системы управления данными, которая определяется следующими правилами:

  • Данные зафиксированные в одном месте доступны в любом другом месте: Почта доступна с любого устройства, заметки, документы и задачи календаря тоже.

  • Браузер смартфона и компьютера синхронизируется между собой, то есть данные паролей к сайтам, платежные данные карт для интернет оплат, адреса, закладки - все это одинаково со всех устройств.

  • Выход из строя любого из устройств (смартфон, ноут) не несет риска потери данных.

  • Выход из строя гугла не несет рисков потери данных (только вот почтой придется пользоваться я яндекса, но  сама почта бэкапится на один из ноутов)


При этом я не пользуюсь всеми доступными средствами работы с данными от Google. например, фотографии. Они попадают на компьютер через Яндекс.диск. Также, как и бэкапится с альтернативным облаком оффлайн хранилище гугловских документов. Это из соображений удобства и безопасности. Ну и мне больше понятен алгоритм работы Яндекс.Диска.

Также для поиска я пользуюсь Яндексом. Удобней кажется. Хотя голосовой поиск опять же от гугл. Потому что лучше вшит в смартфон.

Все эти инструменты существенно упрощают работу и улучшают производительность. Для меня удивительно сейчас использовать ежедневники для фиксации текущих дел (но я не утверждаю, конечно же, что они не работают), просто там нет ярлыков и поисковой строки и нельзя вот так раз: продиктовать то, что хочешь найти, а блокнот тебе опа и открыл нужный листик. А Google может.

Управляйте своими данными и будет вам хорошо :-)
Tags: таймменеджмент, управление информацией
Subscribe

promo ikonoplev september 25, 2018 14:10 Leave a comment
Buy for 500 tokens
4P помните? Думаете что-то изменилось? Ровным счётом ничего, за одним лишь исключением. Во время возникновения 4P была одна среда - оффлайн. Сейчас их две. Появился онлайн. Все остальное тоже самое. Продукт, плейс, прайс и промоушн, который все это несёт в ца. Только ца теперь тоже…
  • Post a new comment

    Error

    default userpic

    Your IP address will be recorded 

    When you submit the form an invisible reCAPTCHA check will be performed.
    You must follow the Privacy Policy and Google Terms of use.
  • 4 comments