?

Log in

No account? Create an account

Как оставаться в тонусе: Бизнес, Активности, Путешествия.

Амбассадор Сочи в Москве. Развиваю фитнес-бизнес, делаю маркетинг услуг через доверие, Бегаю.

Previous Entry Share Next Entry
Google как основа для системы управления персональной информацией.
ikonoplev
Ох уж этот 21-й век, иногда думается мне. Когда-то давно прочитал, что житель средневековья за год обрабатывал такой массив информации, который у наших современников обрабатывается с прочтением одной "еженедельной" газеты. Надо сказать, что газет я уже тоже довольно давно не читаю, но объемы информации при этом продолжают расти.

Уже довольно давно я пользуюсь системами для управления информацией, которая меня окружает. Наверное, лет 7 точно. Постоянно меняются инструменты, их связи внутри, но эта система всегда решает одну единственную задачу:

Упорядоченное хранение любой поступающей информацией с возможностью доступа с любого устройства.

Я убежденный сторонник того, что голова не должна использоваться для хранения данных в формате "Не забыть".

Я гугловод. То есть со временем так получилось, что вся эта система почти целиком, за некоторыми исключениями построена на решения от Гугла. Меня нисколько не напрягает, что гугл может там чего-то с данными делать, кому-то отправлять и каким-то образом обрабатывать - это не важно.

Важно то, что система, выстроенная с приложениями гугл дает мне возможность не заморачиваться вообще тем, где, что лежит. Все под рукой.

И вот мои актуальные правила по работе с приложениями и данными.

2017-02-24_05-51-01.png

1. Почта. Gmail.

  • Все почтовые ящики приведены к единому интерфейсу гугл. У меня несколько проектов, которые имеют разные представительства в сети. Соответственно, также несколько почтовых ящиков. Но вся деловая почта обрабатыватеся в едином интерфейсе почтовика гугл. Сюда сводится сбор почты с ящиков *@fit-studio, *@profitru.club и с деловой почты яндекса. Таким образом я не распыляюсь по разным интерфейсам и всегда знаю, где и что искать.

2017-02-24_06-10-46.png

  • Во входящих всегда должно быть пусто. То есть письма не хранятся в папке входящие, а ручками разбираются по системе папок-ярлыков. Их видно на скриншоте выше. Они слева. У меня довольно большой уровень вложенности ярлыков и, честно говоря, очень редко ищу что-то именно по папкам, почти всегд рулит поиск писем, но так удобно и понятно можно их хранить.

  • Ярлыки раскрашены цветами. Это упрощает восприятие, причем у меня сквозное разукрашивание - на это еще посмотрим позднее. Когда много информации, применение цветов к ее классификации, со временем, позволяет быстрее ее обрабатывать.

  • Почту я разбираю несколько раз в день. Утром, пару раз днем, вечером. Все уведомления на входящие письма выключены, я не обрабатываю письма по мере их прихода, не существует понятия "срочно ответить на письмо". Электронная почта - это не тот инструмент, который должен обрабатывать по мере поступления. Иначе разорвет.

2. Календарь Google как гибрид хранилища планов, ToDo листа и планировщика.

Моя дружба с календарем длинна как товарный поезд и крепка, как клей момент на тетрадном листочке. Со временем я отказался от всех планировщиков задач (включая Trello в итоге, да) и весь тайм менеджмент обеспечиваю в календаре гугл.

Рисунок1.jpg

  • Это самый удобный ToDo лист, потому что они не позволяет тебе брать на себя больше, чем ты выделяешь себе времени на деловые активности. Одна из основных проблем с исполнительностью ToDo листов - это то, что мы напихиваем туда больше, чем можем вывезти. Потом это начинает бесить и мы на все забиваем. Здесь не так: Я физически не могу впихнуть задач на день больше, чем времени в деловом дне. Ограниченность помогает быть производительным.

  • В календаре три зоны: Зона ToDo - это ежедневный, еженедельный тайм менеджмент, здесь дела, которыми я занимаюсь внутри недели, дня и если что-то не сделано, то оно переносится.

  • Зона накопления - сюда встают дела, которые надо делать в будущем. Они прилетают сюда из почты, с итогов переговоров, с заметок (про них далее), разгребаются в начале каждой следующей недели и формируются постоянно. Это элемент управления личными данными - записано, значит не забыто.

  • Зона задач. Тут живет то, что надо сделать быстро, но нельзя забыть. Звонки, точки контроля - это сюда.

  • Календарь ведется с компьютера, а смотрится со смартфона. С телефона писать в календарь неудобно, поэтому я этого не делаю. Все изменения только с большого экрана.

3. Заметки как инструмент превращения аналоговой информации в цифровую.

2017-02-24_06-02-29.png

  • Заметки пишутся на смартфоне в приложение Google Keep. Они тут же синхронизируются с облаком.

  • В заметки попадают любые мысли, информация с которых требует дальнейшего управления.

  • Заметки пишутся пальцем, диктуются голосом (гугл умеет переводить это в текст, что удобно), формируются через сохранение ссылок в браузере.

  • У заметок есть своя система ярлыков, которая примерно аналогична почтовой.

  • Заметки ежедневно разбираются вручную и информация попадает или в календарь как задача или остается храниться в приложении google keep с присвоенными ярлыками.

4. Диск Google как онлайн хранилище документов для персональной и совместной работы.

Когда-то я пользовался вордом и экселем. Теперь почти все. Эксель мы еще используем много для чего, но вот документы и совместная работа ушла в диск гугла.

2017-02-24_05-59-55.png

  • Все документы на диске также классифицированы по проектам. Правда цвета немного другие)

  • Для многих проектов на диске ведутся логи - это текстовые документы, которые содержат в себе "ленту" хода проекта - я просто складываю подряд туда некоторые потоки данных (письма, и переписки чаще всего), чтобы иметь возможность обратиться к ним, если нужна будет хронология. Если угодно - это протоколы.

  • Мы использует "Таблицы Гугл" для совместной работы с массивами данных - некоторые процессы фитнес-клуба координируются именно через таблицы гугл - наши оперативки, данные по работе с клиентами - что не можем вести в нашей CRM системе.

  • Здесь нет картинок, фотографий. Только таблицы, тексты, и скриншоты/фото схем, нарисованных от руки и имеющий отношение к проектам.

  • Данные диска бэкапятся на два разных ноута, документы не дублируются дополнительно оффлайн.

5. Работа в браузере.

Как-то так само случилось, что сейчас 85% операций с информацией идет через Хром. Раньше было как: Проводник, файлы на компьютере, флешки.. Все это в прошлом.
Сейчас мы создаем информацию в смартфоне или получаем через почту\мессенджеры и обабатываем ее в браузере. Поэтому примерно всегда картинка со вкладками выглядит так:

2017-02-24_05-51-30.png




Собственно, эти 4 вкладки + сам браузер составляют основу персональной системы управления данными, которая определяется следующими правилами:

  • Данные зафиксированные в одном месте доступны в любом другом месте: Почта доступна с любого устройства, заметки, документы и задачи календаря тоже.

  • Браузер смартфона и компьютера синхронизируется между собой, то есть данные паролей к сайтам, платежные данные карт для интернет оплат, адреса, закладки - все это одинаково со всех устройств.

  • Выход из строя любого из устройств (смартфон, ноут) не несет риска потери данных.

  • Выход из строя гугла не несет рисков потери данных (только вот почтой придется пользоваться я яндекса, но  сама почта бэкапится на один из ноутов)


При этом я не пользуюсь всеми доступными средствами работы с данными от Google. например, фотографии. Они попадают на компьютер через Яндекс.диск. Также, как и бэкапится с альтернативным облаком оффлайн хранилище гугловских документов. Это из соображений удобства и безопасности. Ну и мне больше понятен алгоритм работы Яндекс.Диска.

Также для поиска я пользуюсь Яндексом. Удобней кажется. Хотя голосовой поиск опять же от гугл. Потому что лучше вшит в смартфон.

Все эти инструменты существенно упрощают работу и улучшают производительность. Для меня удивительно сейчас использовать ежедневники для фиксации текущих дел (но я не утверждаю, конечно же, что они не работают), просто там нет ярлыков и поисковой строки и нельзя вот так раз: продиктовать то, что хочешь найти, а блокнот тебе опа и открыл нужный листик. А Google может.

Управляйте своими данными и будет вам хорошо :-)

Recent Posts from This Journal


promo ikonoplev декабрь 29, 2016 15:53 21
Buy for 500 tokens
Эта история длится пару лет. И непонятно, куда она вывезет, но все началось с того, что врач, выслушав то, как я живу сказала.... "Никто не может сказать, когда и чем закончится ваша жизнь, но пока вы себе очень сильно вредите" Последние 5 месяцев были довольно веселыми, особенно…

  • 1
Тоже радуюсь достижениям цивилизации)

дааа, вот до чего техника дошла :-)

А как в гуглпочте сделать папки? Или это платный бизнес-аккаунт?

Илья, а можно поподробнее о том, как бэкапите фотки со смартфона и/или планшета? У меня возникла проблема с айфоном: почти закончилось бесплатное место в iCloud, думаю, куда сливать - на Гугл диск или на Яндекс?

  • 1